Le recrutement d’un salarié est une procédure importante qui ne s’improvise pas. Peu importe le poste à pourvoir et la durée du contrat, il est primordial d’établir une déclaration d’embauche. C’est un document à transmettre à l’URSSAF et il faut accomplir la démarche dans le temps. Si vous êtes un employeur qui prévoit d’ajouter un nouveau talent dans votre équipe prochainement, cet article va répondre à vos questions les plus importantes.

Que veut dire URSAAF et quel est son rôle ?

L’URSSAF ou Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocation Familiales est un réseau d’organismes privé chargé de missions importantes par l’Etat. A en tenir compte, ses employés ne sont pas des fonctionnaires. L’URSSAF dispose d’une bonne organisation et il est présent dans les 22 régions administratives de l’Hexagone.

Le rôle majeur de l’organisme, c’est de contrôler et d’assurer la collecte des cotisations patronales et salariales ainsi que des contributions sociales. Il veille donc à ce que l’immatriculation et l’affiliation au régime général des cotisants soient faites comme il se doit.

L’URSSAF joue également le rôle de Centre de Formalité des Entreprises (CFE) pour les professionnels exerçant une activité libérale. En outre, il veille au respect des réglementations et à l’application du droit du travail. En d’autres termes, il a pour mission de lutter contre la fraude.

L’Etat a également confié à l’URSSAF la mission de réaliser un recouvrement des cotisations chômage et d’Assurance de garantie des Salaires (AGS). La gestion de la trésorerie de la Sécurité Sociale lui revient aussi. Enfin, il endosse le rôle de conseiller pour les entreprises qui ont du mal à comprendre certaines règles.

Pour accomplir sa mission, l’URSSAF bénéficie de nombreux moyens. Pour le recouvrement par exemple, il a le droit de lancer un avis amiable ou une mise en demeure suivie d’une poursuite. En cas de contrôle, il doit précéder son action par l’envoi d’un avis. Une fois sur les lieux, son agent est en mesure de demander à l’accès aux documents et supports dont il a besoin.

Pourquoi déclarer un employé à l’URSAAF ?

Avant tout, il faut préciser qu’une déclaration préalable à l’embauche ou DPAE est obligatoire lors du recrutement d’un salarié en CDD (contrat à durée déterminée) ou en CDI (contrat à durée indéterminée). Cette démarche n’est donc pas indispensable lors du recrutement d’un stagiaire.

Déclarer un salarié à l’URSSAF, c’est se soumettre à la loi et éviter de nombreux problèmes. Sachez qu’un employeur qui ne respecte pas le délai légal pour déclarer un salarié à l’URSAAF risque des sanctions pénales et administratives. Il ne faut pas oublier l’organisme a pour ordre de repérer les dirigeants ayant manqué à leurs obligations.

Mais grâce à cette déclaration, on peut également accomplir plusieurs formalités obligatoires. On cite entre autres l’immatriculation du salarié à la CPAM (Caisse primaire d’assurance maladie). C’est aussi un moyen de réaliser une demande d’affiliation au régime d’assurance chômage, d’adhésion au service de santé au travail et d’examen médical d’aptitude à l’embauche.

Comment envoyer la déclaration d’un salarié à l’URSAAF ?

La déclaration d’embauche peut être faite en ligne. Il suffit de remplir un formulaire sur le site Net-entreprises.fr ou www.due.urssaf.fr. Lorsque la déclaration est reçue et validée, l’employeur reçoit un accusé de réception en ligne. On peut également envoyer la demande à l’URSSAF par courrier recommandé avec accusé de réception. Enfin, l’employeur qui ne dispose pas du temps peut confier la tâche à un tiers comme un expert-comptable.

Il faut toutefois veiller à ce que le contenu de la déclaration soit en règle. Elle doit comporter quelques mentions obligatoires. D’abord, il y a la dénomination sociale de votre société, votre nom et votre prénom ainsi que votre adresse. Il faut aussi y afficher le code APE, le n° siret et le service de santé au travail auquel vous êtes affilié. Il ne faut pas oublier d’y ajouter l’identité et le n° de Sécurité sociale du salarié à embaucher. Enfin, la date et l’heure du recrutement ainsi que les détails concernant le contrat doivent aussi figurer dans la déclaration.

Quel est délai légal pour déclarer un employé à l’URSAAF ?

Le délai légal pour déclarer un employé à l’URSAAF est de 8 jours avant la date de l’embauche au plus tôt. La démarche doit aussi être faite avant la prise de fonctions du salarié au plus tard. Lors d’une déclaration par papier, la date limite pour l’envoi de la lettre recommandée avec accusé de réception est le dernier jour ouvrable avant l’embauche.

En outre, il faut garder une copie du formulaire, le récépissé d’envoi et l’accusé de réception lorsque le formulaire a été envoyé par voie postale ou par fax. A la réception du document, l’URSSAF est tenu de délivrer un accusé de réception dans un délai de 5 jours ouvrables. Dans le cas où l’employeur détecte une erreur au niveau du contenu de l’accusé de réception, il doit demander une rectification dans un délai de 2 jours ouvrables.

Il est important de mentionner que depuis 2015, l’URSSAF ne délivre plus d’accusé de réception lors d’une déclaration par papier. Voilà pourquoi, il vaut mieux accomplir la démarche en ligne. De plus, c’est l’option la plus simple et la plus rapide.

Que se passe-t-il si un employeur ne déclare pas un de ses salariés à l’URSAAF ?

Comme il a été déjà mentionné auparavant, l’absence d’une déclaration d’embauche est répréhensible. Un employeur qui n’a pas fait la démarche dans les règles et dans le temps risque une amende administrative assez conséquente. Il doit aussi régulariser la situation du salarié tout en s’acquittant des cotisations sociales. Enfin, l’employeur encourt également une peine d’emprisonnement.

Ce qu’il faut aussi mentionner, c’est que ne pas déclarer un employé, c’est lui priver de tous ses droits. C’est grâce à la déclaration qu’il pourra accéder à des allocations familiales, à une retraite, au chômage et à une protection en cas de maladie et d’accident du travail. Il est même du devoir de l’employeur de fournir une copie de la déclaration préalable à l’embauche au salarié, de façon à le rassurer. Mais à défaut de ce document, ce dernier pourra toujours effectuer une vérification.

Quel délai l’employeur a t-il pour déclarer un salarié à l’URSSAF ?
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