Selon les textes juridiques
Avant toute chose, il importe de notifier qu’un remboursement des notes de frais en entreprise n’est pas possible sans la présentation de justificatifs. En pratique, il revient à l’employé de montrer les documents qui prouvent qu’il aurait effectué des dépenses à la place de l’entreprise.
En l’absence de justificatifs, l’entreprise serait traitée de hors-la-loi, et les éventuelles dépenses seront qualifiées d’attributions en nature. En réalité, selon les textes juridiques, un paiement de frais professionnels est soumis à une abrogation quinquennale.
En d’autres termes, un employé a un intervalle de cinq années pour rentrer en possession de fonds propres dépensés au nom de l’entreprise. Quant au délai de fourniture des documents justificatifs, il revient à l’entreprise de situer son salarié.
La société peut alors donner son délai à travers une note de service, ou au travers d’une politique qui encadre les dépenses professionnelles. Bien qu’il soit recommandé à l’employé de fournir à temps tous les justificatifs, il peut également attendre jusqu’à la date échéance.
En effet, selon la loi, ce dernier ne serait nullement en faute s’il attendait jusqu’à la fin du délai pour réclamer ses dus. Notez que ce détail fait recours à l’arrêté de la Cour de Cassation, 2009. En effet, cette décision donne tout pouvoir aux textes juridiques, en dépit de la politique interne de l’entreprise.
En 2013, la loi revient sur sa décision en corrigeant le délai de remboursement imposé en 2009. Dans un premier temps, la loi autorise l’employé à respecter le délai défini par l’entreprise qui l’emploie. Après que les documents aient été fournis, il faudra prendre le temps de les valider. Et cette étape peut être relativement longue, car la validation se fait en plusieurs phases.
Par ailleurs, le temps imparti pour fournir les informations demandées à travers les formulaires de sollicitation de paiement n’est pas à négliger. Au cas où l’employeur ne respecterait pas l’engagement, son salarié dispose de trois ans pour faire recours aux tribunaux.
Tenir compte des délais de prescription à l’interne
A delà des exigences de la loi, un employeur a l’entière liberté de définir un délai plus bref au sein de son entreprise. En effet, cette disposition permet au service financier d’insérer les remboursements dans un document comptable approprié.
Alors, pour faciliter les opérations au service financier, il est recommandé que les salariés concernés s’y prennent tôt. Notez qu’il serait assez difficile pour une direction financière de devoir revenir sur des opérations ayant eu lieu plusieurs mois ou années en arrière.
En principe, il ne revient pas à un employeur de courir après les justificatifs du remboursement. Mais il est plutôt du devoir du salarié de constituer spontanément son dossier, pour faire sa demande. Plus tôt les notes de frais seront soumises, et plus vite les remboursements seront faits.
Une fois que la requête est établie par le salarié, son employeur doit effectuer les acquittements dans un délai relativement raisonnable. À ce niveau, deux possibilités de rétribution s’offrent aux employeurs.
Les moyens de remboursement de l’employeur
La première option est dite « au réel » ; et il impose au salarié de délivrer une note de frais portant des informations clés. De façon précise, l’employé doit mentionner la date à laquelle les dépenses ont été faites.
Il doit également préciser la nature des dépenses, ainsi que les éventuels invités, et le coût TTC. Le remboursement sera alors fait en fonction du total indiqué sur les preuves.
Le paiement au forfait est l’option selon laquelle, l’employeur opte pour un versement de subvention intégrale forfaitaire. Cependant, cette deuxième option est loin d’être appréciée du commun, car elle est imprécise et pas assez flexible en cas de faits inattendus.
Bien que ces deux options soient bien distinctes, il est possible de les mêler entre les employés. Néanmoins, il est primordial de prendre en amont l’accord des deux parties. Ensuite, l’entreprise devra faire face à un processus chronophage et onéreux.
Primo, les dépenses doivent être validées par un manager. Secundo, les documents servant de justificatifs doivent être contrôlés par le comptable de l’entreprise. Et tertio, le remboursement proprement dit doit être assuré par l’administration financière.
Une application pour mieux gérer les notes de frais
De façon pratique, il faut reconnaitre que les délais définis en entreprise, et les prescriptions de la loi ne font pas bon ménage. Pour remédier à cet état de choses, quelques applications sont désormais disponibles pour optimiser la gestion des notes de frais.
Accessibles depuis tout type de smartphone, ces applications mobiles permettent aux employés de soumettre leurs notes de frais avec facilités. Une fois en possession du reçu de paiement, le salarié photographie le document et les informations qui s’y trouvent sont systématiquement extraites. Elles sont alors utilisées pour servir instinctivement la note de frais.
Le justificatif ainsi formulé est enregistré dans le cloud, et il devient aisé de réaliser une note de frais, en quelques clics seulement. Ce système assure un travail automatique et continu au fur et à mesure que vous évoluez. Ces applications mobiles apparaissent alors comme un bon moyen pour éviter la procrastination.
Parmi les nombreuses propositions qui existent, vous pouvez vous servir de la N2F. Cette application vous rend la tâche facile quant à l’établissement de vos notes de frais. N’hésitez donc pas à cliquer ici pour en savoir plus sur N2F.
Le domaine du droit du travail étant très dynamique, il importe d’être suffisamment outillé pour ne pas se faire léser dans ses droits. En cas de besoin, il faut penser à recourir aux conseils d’un homme spécialisé en droit du travail.
